Made by Capture Experts © All rights reserved 2017

CAPTURE EXPERTS

DOCUMENT TRANSFORMATION

GET STARTED

OCTOBOX - THE EMAIL PROCESSING PLATFORM

MEER INFORMATIE NODIG OVER ONZE PRODUKTEN EN DIENSTEN?


ADVIES NODIG HOE EMAIL EN DOCUMENTEN TE VERWERKEN VOLGENS BEST PRACTISES ?


STUUR ONS EEN EMAIL MET UW VRAGEN.

Tel: +32 (0) 9 296 21 79

Email: info@capture-experts.com




CONTACT

KANTOREN

Capture Experts NV
Gaston Crommenlaan 4 Box 501 Level 1
B-9050 Gentbrugge.


CONTACT INFORMATIE

Hoe helpt OCTOBOX met de verwerking van emails?



INTEGRATIE


Een belangrijk element in het behouden van de controle is de manier waarop OCTOBOX geïntegreerd wordt met de achterliggende bedrijfsprocessen.



OCTOBOX verliest nooit de controle over, de toestand van en de plaats van een document, vanaf zijn oorsprong tot aan de aflevering aan het bedrijfsproces, de status en toestand is steeds en altijd beschikbaar en opvraagbaar.



Enkele van de beschikbare export connectors:

TRACEREN & OPVOLGEN


Traceerbaarheid kan gedefinieerd worden als een ononderbroken bewijs van documentatie ("documentation traceability").


Doordat OCTOBOX bedoeld is om op de achtergrond uitgevoerd te worden op een server, is het niet altijd duidelijk en zichtbaar welke processen er op een bepaald ogenblik lopen. De administratie module bevat hiervoor een monitoring tool, dat steeds toelaat vanop afstand de toestand en status van OCTOBOX de lopende processen en de documenten in de processen op te volgen.


Mocht, voor welke reden dan ook, een overzicht nodig zijn van alle stappen die een document en email doorlopen heeft binnen OCTOBOX dan kan dit in de logfiles opgezocht en teruggevonden worden met behulp van de Trace tool.


Het Trace tool geeft een overzicht van elk component waar een bepaald document en email mee in aanraking kwam, welke business rules toegepast werden, welke profielen gebruikt werden, hoe een email gestructureerd werd voordat het naar het bedrijfsproces verstuurd werd en natuurlijk in welke vorm het opgenomen werd in het bedrijfsproces.

RAPPORTERING


OCTOBOX houdt een uitgebreide database bij van alle data gerelateerd aan de verwerkte documenten en emails.


Administrators kunnen gemakkelijk en snel in deze data duiken en maandelijske overzichten samenstellen met verwerkte volumes, naar import, export, processen, regels, types van documenten en nog veel meer.


Rapporten in OCTOBOX kunnen nog verder aangepast worden met bijkomende limieten op specifieke processen, servers, email adressen (ontvangen en verzonden) en email servers.


Alle rapporten kunnen verfijnd worden zodat ze overzichten geven naar het aantal verwerkte emails per afdeling, servers, soorten documenten en emails. Dit maakt het mogelijk om deze cijfers te gebruiken voor inter-company en inter-department billing.

MAJOR FEATURES

Monitoren van een onbeperkt

aantal email adressen,

onbeperkt aantal regels,

converteren van documenten

naar informatie containers.



MONITORING

REGELS

Definieer regels op alle velden,

combineer patroonherkenning

met aan- en afwezigheid van inhoud,

ontleden, herordenen en

hergroeperen van bijlagen.



ELIMINEREN VAN MANUELE PROCESSEN

Simultaan monitoren van alle processen

van alle gedefinieerde input kanalen,

gedetailleerde process rapportering,

beheer van in- en uitgaand volume,

ontvangen van status updates.



Door een set van configuratie opties, regels en instellingen

kan OCTOBOX documenten automatisch routeren naar de

correcte documenten containers van de bedrijfs software.

UNIVERSITEIT ANTWERPEN

DUO

GEMEENTE DEN HAAG

ENKELE VAN ONZE GEBRUIKERS

VAN DESSEL VERZEKERINGEN

ONVA/RJV

VICTOR BUCK SERVICES

SNELLERE VERWERKING

Significante vermindering van het

aantal manuele stappen en processen

om emails te verwerken en

in de bedrijfstoepassing te krijgen.


UITZONDERING AFHANDELING

BETERE COMMUNICATIE

Definieer meerdere gepersonaliseerde

email antwoorden.

Voeg bijkomende informatie toe

gebaseerd op de classificatie en

verwerking van een email.



Definieer hoe uitzonderingen op te vangen,

bepaal het niveau van tolerantie,

Stuur informatie, verwittigingen en

herinneringen naar de betrokken personen.



STANDARD OUTPUT

Transformeer de grote verscheidenheid

Aan inkomende bestandsformaten naar

een beperkt, controleerbaar aantal

voor snellere en meer uniforme

toegang tot de informatie.



MULTI-CHANNEL

INTER-COMPANY

Verwerk email adressen van meerdere

afdelingen en traceer het verbruik

en de verwerking van emails per afdeling.



Gelijktijdige monitoren van

verschillende inkomende data kanalen,

zoals papier, email, folders, ftp, …



OCTOBOX BLOG